Las bases de datos pueden ser relacionales, esto se puede ver por varias características que se verán a continuación:

• Los datos se almacenan en tablas de 2 dimensiones o cuadrículas bidimensionales, en los software de Hojas de Cálculos, como son OpenOfficeCalc o Excel, en las bases de datos los Campos son las conocidas Columnas y los Registros son las comunes Filas;
• Poseen Clave Principal todos los Registros de una base de datos, esto es exclusivo dentro de la base. El cual se ocupa para ordenar la base;
• En una Base de Datos está compuesto de un conjunto de datos lógicamente ordenados, de esta forma existe un orden y relación entre ellos. Por ejemplo una Tabla puede tener los datos personales de los funcionarios de la empresa, otra tabla con los datos de los clientes y límite de crédito de venta, pero jamás estarán los límites de créditos conectados con los datos de los funcionarios; y
• La vinculación entre tablas que poseen distintos datos se requieren relacionarlos a través de algún campo idéntico entre ellos.

A continuación podrá visualmente ver un ejemplo de Relaciones entre Tablas.

Esta imagen es de la Base de Datos de ejemplo del programa, el cual se instala junto a Access 2003.

Diseño de Bases de Datos

Lo más importante de una Base de Datos es la estructura o diseño de esta, y por ello es muy importante dedicar el tiempo adecuado para planificar como funcionará, esto implica una inversión que entregará beneficios a futuro por utilizar sin inconvenientes lo realizado, sin tener que rehacer todo o parte por errores de estructura.
Para poder realizar esta labor, se debe cumplir las siguientes directrices:

1. Tener datos óptimos para una buena calidad de información, es decir, tener datos útiles y no llenarse de elementos que no serán de provecho al momento de trabajar la Base de Datos;
2. Evitar ingresar los mismos datos en más de una tabla, para ello se deben utilizar relaciones o vincular para ingresar en un sector y en otros usarlos; y
3. Que tenga lógica, que al sólo ver el diseño se entienda para poder realizar cualquier trabajo de consulta o modificación de datos como también de toda la Base de Datos.

Como se indicaba anteriormente, lo básico es construir Tablas de Datos, los cuales están compuestos de Campos de Datos o columnas que agrupa un Tipo de Datos, que pueden ser numéricos o combinatoria de letras y números, como pueden ser la cantidad de compra de un producto o dirección de un cliente. Lo que da vida a los Campos de Datos son los registros o Filas, que está compuesto de distintos valores para todos los Campos que posee la Tabla.

Otro aspecto importante es definir la Llave o Clave Principal para distinguir cada Registro, en el caso de una Tabla de Clientes puede ser Rol Único Tributario o RUT (para el caso de Chile) el cual no puede repetirse por ser único, como también una Clave Principal del tipo Auto numérico que aumenta en la medida que se ingresan registros.

Existen dos aspectos básicos y que son utilizados sin mayor diferencia, esto es DATO e INFORMACIÓN.

La información está compuesta de un conjunto de datos, que se encuentran organizados para poder tomar decisiones. Veamos un ejemplo:

Ejemplo de conjunto de Datos

Como puede ver, es una pequeña tabla que se puede hacer en una hoja de cálculo, pudiendo tener más filas o columnas. Tiene datos de Peso, Categoría y Envase. Pero no se puede tomar decisiones de algún tipo, como cual ítem es de mayor cantidad, etc.

Para poder obtener información se debiera organizar de alguna forma estos datos, como por ejemplo contar que ítem es de mayor venta dentro del mes pasado, de esta forma se puede tomar la decisión de que producto se debe mantener un stock mayor ante la mayor demanda.

Obtener información

Para convertir un conjunto de datos en Información, se requiere ordenarlos de forma que se pueda obtener utilidad o provecho. Lo anterior sólo se obtiene según lo establezca Ud., el programa no lo hace por sí solo.

La primera labor, y la más importante, es estructurar la base de datos para poder obtener la mayor utilidad de información de la forma más eficiente, sin pérdida de tiempo con datos inútiles que entorpezcan al analizar los datos.

De importancia para cualquier Organización es el Mejoramiento Continuo, en Proyectos podemos decir que es un ciclo interminable de:

1. Objetivos estratégicos de la Organización
2. Administración de Proyectos
3. Conocimiento relacionado con la Administración de Proyectos

Silbasan parte de una idea nacida durante la época universitaria mientras realizábamos el ramo de Ingeniería de Sotfware. La finalidad era realizar publicaciones en un blog de las actualizaciones del trabajo realizado, y estar en linea con el profesor y los alumnos para obtener las opiniones de todos quienes quisiesen participar.

Cuando quisimos darlo de baja, nos percatamos que sin darle preocupación habíamos obtenido varias visitas después de terminado el curso.

Esta Blog tiene como propósito dar a conocer y enseñar las diferentes formas de manejar y aplicar herramientas TIC’s para la toma de decisiones y manejo empresarial desde el lado Informático.